SISTEM INFORMASI AKUNTANSI “DATABASE RELASIONAL”

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Database relasional mendasari sebagian besar Sistem Informasi Akuntansi modern terintegrasi dalam kaitannya mengenai cara untuk berpartisipasi dalam mendesai dan mengimplementasikan database. Ada dua alat yang digunakan untuk mendesai database yakni diagram hubungan entitas dan pemodelan data REA serta menunjukkan bagaimana cara menggunakannya untu membangun model data.

Untuk meningkatkan kekuatan database, penting untuk memahami bagaimana data disimpan dalam sistem computer. Seperangkat koordinasi beberapa file data terpusat yang saling berhubungan yang disimpan dengan sedikit mungkin kelebihan data merupakan sebuah database. Database menggabungkan catatan yang sebelumnya disimpan dalam beberapa file terpisah ke dalam kelompok umum yang melayani berbagai pengguna dan aplikasi pengolahan data.

Sistem database memiliki potensi untuk mengganti pelaporan secara eksternal. Waktu dan usaha yang dapat dipertimbangkan baru- baru ini diinvestasikan dalam mendefinisikan bagaimana perusahaan dapat meringkas dan melaporkan informasi akuntansi ke pengguna eksternal. Di masa depan, perusahaan dapat membuat salinan database keuangan perusahaan yang tersedia untuk pengguna eksternal laporan keuangan tradisional. Pengguna akan bebas untuk menganalisis data mentah kapanpun mereka cocok.

1.2  Rumusan Masalah

1.2.1        Bagaimana file versus dan keunggulan sistem database ?

1.2.2        Bagaimana sistem database dalam kaitannya dengan tampilan logis dan fisik atas data ?

1.2.3        Bagaimana membuat desain pada database relasional  ?

1.2.4        Bagaimana sistem database dan masa depan akuntansi ?

1.3  Tujuan

1.3.1        Untuk menjelaskan file versus dan keunggulan sistem database.

1.3.2        Untuk menjelaskan sistem database dalam kaitannya dengan tampilan logis dan fisik atas data.

1.3.3        Untuk menjelaskan cara membuat desain pada database relasional.

1.3.4        Untuk menjelaskan sistem database dan masa depan akuntansi.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 FILE VERSUS DAN KEUNGGULAN SISTEM DATABASE

2.1.1 File Versus Database

Untuk meningkatkan kekuatan database, penting untuk memahami bagaimana data disimpan dalam sistem komputer. Informasi mengenai atribut-atribut dari pelanggan, seperti nama dan alamat, disimpan dalam beberapa field. Semua field berisi data mengenai satu entitas yang membentuk sebua catatan. Seperangkat catatan terkait, seperti semua catatan pelanggan, membentuk sebuah file. Seperangkat koordinasi beberapa file data terpusat yang saling berhubungan yang disimpan dengan sedikit mungkin kelebihan data merupakan sebuah database. Pada pendekatan database, data adalah sumber daya organisasi yang digunakan oleh dan dikelola untuk keseluruhan organisasi, bukan hanya mengelola departemen. Sistem manajemen database (database management system – BDMS) adalah suatu program yang mengelola dan mengendalikan data serta menghubungkan data dan program-program aplikasi yang menggunakan data yang disimpan dalam database.

2.1.2 Penggunaan Gudang Data untuk Business Intelligence

Gudang data (data warehouse) adalah satu atau lebih database besar yang berisi data mendetail dan diringkas untuk beberapa tahun yang digunakan dalam analisis, bukan untuk pemrosesan transaksi. Sementara business intelligence merupakan menganalisis sejumalah besar data untuk pembuatan keputusan strategis. Pemrosesan analitikal online (online analytical processing-OLAP) menggunakan beberapa query untuk membuat hiotesis hubungan antar data. Penggalian data (data mining) adalah pnggunaan analisis statistik yang canggih, termasuk teknik-teknik kecerdasan buatan (artificial intelligence) seperti jaringan saraf, untuk “menemukan” hubungan yang tidak dihipotesiskan dalam data.

2.1.3        Keunggulan Sistem Database

Database memberi organisasi keuntungan-keuntungan berikut ini :

a.       Integrasi data (data integration). Beberapa file induk digabungkan ke dalam “kelompok-kelompok” data besar atas yang diakses oleh banyak program aplikasi. Contohnya adalah database karyawan yang menggabungkan file induk penggajian, personel dan keterampilan kerja.

b.      Pembagian data (data sharing). Data yang terintegrasi lebih mudah dibagi dengan pengguna sah. Database dapat dengan mudah dicari untuk meneliti permasalahan atau memperoleh informasi mendetail yang mendasari laporan.

c.       Meminimalkan kelebihan dan inkonsistensi data (minimal data redundancy and data inconsistencies). Oleh karena item-item data biasanya disimpan hanya sekali, maka kelebihan dan inkonsistensi data dapat diminimalkan.

d.      Independensi data (data independence). Oleh karena data dan program-program yang menggunakannya independen satu sama lain, masing-masing dapat diubah tanpa mengubah lainnya. Independensi data memudahkan dalam pemrograman dan penyederhanaan manajemen data.

e.       Analisis lintas fungsional (cross-functional analysis). Pada sistem database, hubungan seperti hubungan antara biaya penjualan dan kampanye promosi, dapat secara eksplisit diidentifikasikan dan digunakan dalam mempersiapkan laporan-manajemen.

2.1.4 Pentingnya Data yang Baik

Data yang tidak benar pada database dapat mengarahkan kepada keputusan yang buruk, kebingungan dan pengguna yang marah. The Data Warehousing Institute memperkirakan bahwa biaya data yang buruk melebihi $600 miliar setahun untuk pengiriman yan tidak diperlukan, biaya pemasaran, dan hilangnya kepercayaan pelanggan. Diperkirakan lebih dari 25% data bisnis tidak akurat atau tidak lengkp. Pada penelitian terbaru, 53% dari 750 profesional TI mengtakan bahwa perusahaan mereka mengalami permasalahan terkait kualitas data yang buruk. Untuk menghindari data yang kedaluwarsa, tidak lengkap atau salah, manajemen memerlukan kebijakan dan prosedur yang menjamin data yang bersih atau “scrubbed”.

2.2 SISTEM DATABASE

2.2.1 Tampilan Logis dan Fisik Data

Pada sistem yang berorientasi file, pemograman harus tahu lokasi fisik dan layout catatan. Anggaplah seorang pemogram menginginkan agar laporan menunjukkan nomor pelanggan, batasan kredit dan saldo saat ini. Untuk membuat program, ia harus memahami lokasi dan panjang field yang dibutuhkan (yaitu mencatat posisi 1 sampai 10 untuk nomor pelanggan) serta format setiap field.

            Layout catatan (record layout) adalah dokumen yang menunjukkan item-item yang disimpan dalam file, termasuk urutan dan panjang field data serta tipe data yang disimpan dalam file piutang. Figur 4-3 menunjukkan layout catatan dari file piutang. Sistem database menyelesaikan permasalahan ini dengan memisahkan penyimpanan atas data dari penggunaan elemen data.Pendekatan database memberikan dua tampilan data terpisah : tampilan fisik dan tampilan logis. Tampilan logis (logical view) adalah bagaimana seorang secara konseptual mengelola dan memahami hubungan antar-item data. Tampilan fisik (physical view) mengacu pada bagaimana data secara fisik diatur dan disimpan dalam system komputer.

            Perangkat lunak DBMS menghubungkan cara data secara fisik disimpan dengan tampilan logis data setiap pengguna. DBMS memungkinkan pengguna untuk mengakses, membuat query atau memperbaharui database tanpa referensi untuk bagaimana dan dimana data secara fisik disimpan. Memisahkan tampilan logis dan fisik data juga berarti bahwa pengguna dapat mengubah tampilan logis data mereka untuk meningkatkan kinerja system tanpa memengaruhi pengguna atau program aplikasi.

2.2.2 Skema

Skema adalah deskripsi elemen-elemen data dalam database, hubungan diantara mereka dan model logika yang digunakan untuk mengelola dan menjelaskan data. Terdapat tiga level dari skema:  konseptual, eksternal dan internal. Skema level konseptual (conceptual level  schema), tampilan organisasi yang luasakan menampilakna keseluruhan database, mendaftar semua elemen data dan hubungan antar mereka. Skema level eksternal (external level schema) adalah tampilan pengguna individu terhadap bagian-bagian dalam database, masing-masing mengacu pada sebuah subskema (subschema). Skema level internal (internal level schema), tampilan level rendah database,  menjelaskan bagaimana data disimpan dan diakses, termasuk layout catatan, definisi, alamat, dan indeks.

2.2.3 Kamus Data

Kamus data (data dictionary) berisi informasi mengenai struktur database. Setiap elemen data yang disimpan dalam database, terdapat catatan dalam kamus yang menjelaskannnya. DBMS menyimpan kamus data, yang input-nya termasuk elemen data baru atau yang terhapus serta mengubah nama elemen data, penjelasan atau penggunaannya. Output termasuk laporan untuk para pemogram, desainer dan pengguna, seperti (1) program atau laporan yang menggunakan item data, (2) sinonim untuk elemen data dalam file, (3) elemen data yang digunakan oleh pengguna. Laporan-laporan ini digunakan dalam pendokumentasian sistem, desain dan implementasi database, serta sebagai bagian dari jejak audit.

2.2.4 Bahasa DBMS

DBMS memiliki beberapa bahasa. Bahasa definisi kata (data definition language-DDL) membangun kamus data, membuat database, menjelaskan tampilan logis setiap pengguna dan memerinci catatan atau hambatan keamanan field. Bahasa manipulasi data (data manipulation language-DML) mengubah isi database, termasuk membuat, memperbaharui menyisipkan dan menghapus elemen data. Bahasa query data (data query language-DQL) adalah bahasa level tinggi, seperti bahasa Inggris yang berisi perintah kuat dan mudah digunakan yang memungkinkan pengguna untuk mengambil, menyortir, memesan serta menunjukkan data. Penulis laporan (report writer) menyederhanakan pembuatan laporan.

2.3 DATABASE RELASIONAL

2.3.1 Tipe-Tipe Atribut

Kunci utama (primary key) adalah atribut database, atau kombinasi atribut, yang secara khusus mengidentifikasi suatu baris tertentu dalam sebuah tabel. Kunci utama dalam Tabel 4-2 adalah Nomor Komponen yang secara khusus mengidentifikasi setiap komponen barang yang dijual S&S. Biasanya, kunci utama adalah atribut tunggal. Dalam beberapa tabel, dua atau lebih atribut dibutuhkan untuk mengidentifikasi secara khusus baris tertentu dalam tabel.  Kunci asing (foreign key) adalah atribut dalam tabel yang juga merupakan kunci utama dalam tabel lain dan digunakan untuk menghubungkan dua tabel.  Atribut non kunci lainnya dalam tabel menyimpan informasi penting mengenai entitas.

2.3.2 Membuat Desain Database Relasional untuk S&S, INC

Dalam sistem akuntansi manual, S&S akan mengambil informasi penjualan pada faktur penjualan pracetak yang memberikan tampilan logis dan fisik data yang dikumpulkan. Penyimpanan fisik data faktur penjualan adalah sederhana salinan faktur disimpan dalam lemari file. Menyimpan daya yang sama dalam komputer lebih komplek. Anggalah S&S ingin menyimpan faktur penjualan (yang diberik nomor 101 hingga 105) secara elektronik. Pada beberapa faktur, pelanggan membeli lebih dari satu komponen. Mari kita melihat dampak beberapa cara untuk menyimpan informasi ini.

1.      Menyimpan Semua Data dalam Satu Tabel yang Seragam.

S&S dapat menyimpan data penjualan dalam satu tabel, seperti yang diilustrasikan dalam Tabel 4-3. Pendekatan ini memiliki dua kerugian. Pertama, ia menyimpan banyak kelebihan data. Ujilah faktur 102 dalam tabel 4-3. Oleh karena tiga barang persediaan terjual, data faktur dan pelanggan (kolom 1 hingga 9) dicatat tiga kali. Demikian juga, deskripsi persediaan dan unit harga diulangi setiap kali barang terjual. Oleh karena volume penjualan pada toko eceran tinggi, beberapa kelebihan membuat pemeliharaan membutuhkan banyak waktu dan rentan akan kesalahan (eror). Kedua, beberapa masalah akan terjadi ketika data faktur yang disimpan dalam tipe-tipe tabel ini. Masalah pertama disebut anomali pembaruan (update anomaluy), karena nilai data tidak diperbarui dengan benar. Mengubah alamat pelanggan melibatkan pencarian keseluruhan tabel dan mengubah setiap kejadian dalam alamat pelanggan.

Anomali sisipan (insert anomaly) yang terjadi dalam contoh kita dikarenakan tidak adanya cara menyimpan informasi mengenai pelanggan prospektif hingga mereka membuat pembayaran. Jika data pelanggan prospetif dimasukan sebelum pembelian dibuat , kolom fatur penjualan akan menjadi kosong. Padahal, faktur penjualan adalah kunci utama untuk tabel 4-3 dan tidak boleh kosong, karena secara khusus akan mengidentifikasi catatan. Anomali penghapusan (delete anomaly) terjadi ketika menghapus baris yang tidak memiliki konsekuensi yang tidak diinginkan. 

2.      Memvariasikan jumlah kolom.

Afternatif untuk tabel 4-3 adalah dengan mencatat faktur penjualan dan data pelanggan sekali dan menambahkan kolom tambahan untuk mencatat setiap item yang terjual. Tabel 4-4 mengilustrasikan pendekatan ini. Meskipun dapat mengurangi kelebihan data dan mengeliminasi beberapa anomali yang terkait dengan tabel 4-3, alternatif ini memiliki beberapa kelemahan.

2.3.3 Dua Pendekatan Untuk Desain Database

Satu cara untuk mendesain database relasional, disebut normalisasi (normalization), dimulai dengan mengasumsikan bahwa segala sesuatu awalnya disimpan dalam satu tabel besar. Aturan yang kemudian diikuti untuk memisahkan tabel awal ke dalam seperangkat tabel yang disebut bentuk normal ketiga (third normal form-3NF), karena mereka bebas dari anomali pembaruan, sisipan dan penghapusan. Pada pendekatan desain alternatif, yang disebut pemodelan data semantik (semantic data modeling), pendesain menggunakan pengetahuan atas proses bisnis dan kebutuhan informasi untuk membuat diagram yang menunjukkan apa yang dimasukkan dalam database. Diagram ini digunakan untuk membuat seperangkat tabel relasional yang sudah ada dalam 3NF.

Pemodelan data semantik memiliki keuntungan signifikan. Pertama, menggunakan pengetahuan pendesain akan proses bisnis memudahan desain yang efisien atas database pemrosesan transaksi. Kedua, model grafis secara eksplisit menunjukkan proses bisnis dan kebutuhan informasi serta kebijakan organisasi, dan mempermudah komunikasi dengan para pengguna sistem, akan membantu memastikan bahwa sistem yang baru memenuhi kebutuhan aktual pengguna.

2.3.4 Membuat Query Database Relasional

Untuk mengambil data yang disimpan, pengguna akan menanyai database. Bagian dari bab ini menunjukkan bagaimana untuk menanyai database menggunakan Microsoft Access. Jika anda ingin mengikuti berdasarkan membuat pertanyaan yang diilustrasikan dalam bagian ini, unduh S&S In Chapter Database dari situs teks. Ketika anda membuka database dan memilih pita “Create”, pita dalam bagian atas Tabel 4-6 akan terlihat. Ada dua cara untuk menanyai database: membuat pertanyaan (query) dalam tampilan Desain (tombol “Query Design”) atau menggunakan wizard (tombol “Query Wizard”). Opsi-opsi tersebut di-outline denan warna hitam pada bagian atas Tabel 4-6. Tampilan Desain digunakan dalam semua contoh yang ditunjukkan. Mengeklik tombol “Query Design” memunculkan jendela Show Table yang ditunjukkan pada Tabel 4-6. Pengguna dapat memilih tabel yang diperlukan untuk menghasilkan informasi yang diinginkan; jika lebih banyak tabel dibandingkan yang seharusnya dipilih, query mungkin tidak akan berjalan dengan semestinya.

QUERY 1

Query 1 menjawab dua pertanyaan : Berapa nomor faktur yang dibuat untuk semua penjualan yang dibuat untuk D.Ainge dan siapa tenaga penjual untuk setiap penjualan?

            Table Penjualan dan Pelanggan berisi tiga komponen yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan ini : Faktur Penjualan #, Tenaga Penjual dan Nama Pelanggan, Klik tombol “Query Design” dan pilih table Penjualan dan Pelanggan dengan mengklik ganda pada nama mereka atau mengkiktunggal pada nama mereka dan mengklik tombol Add. Garis antara dua table menghubungkan field Pelanggan # (kunci utama table Pelanggan dan kunci asing table penjualan). Klik pada close untuk menutup jendela show table.

            Untuk menambahkan data pada bagian bawah layar, klikdua kali pada Faktur Penjualan #, Tenaga Penjual, dan Pelanggan atau tarik dan letakkan mereka ked ala baris field. Access secara tmatis mengecek ktak dalam garis Shw, sehingga item-item akan ditunjukan ketika query dijalankan.

Oleh karena kita hanya menginginkan penjuan ke D,Ainge , masukkan penjualan ke dalam garis criteria untuk kolom Nama Pelanggan . Access akan secara otomatis meletakkan tanda Tanya di antara criteria. Jalankan query dengan mengklik pada tanda merah!(tanda seru) pada pita Query Tool Design . Jawaban query tidak secara otomatis memiliki judul “Penjualan Ainge”. Untuk memberikan query sebuah nama, simpanlah dengan memilih File dari menu access, kemudian Save As , dan masukkan “Penjualan Ainge” dalam baris pertama jendela Save As , pastikan bahwa kotak pilihan bject diset untuk “Query”, dan kemudian klik OK.

QUERY 2

            Query 2 menjawab pertanyaan ini: Berapa banyak televise yang terjual bulan oktober?. Table Penjualan , Persediaan dan Penjualan-Persediaan berisi tiga item yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan ini : Tanggal, Deskripsi Persediaan, dan Kuantitas. Klik pada tombol query design dalam pita create serta memilih tiga table dan tiga field. oleh karena kita menginginkan kuantitas televise yang terjual pada bulan oktober, tambahkan criteria between #10/1/2018# and #10/31/2018 ke field Tanggal dan Televisi ke field Deskripsi.

            Untuk merinci criteria, access menggunakan peratr seperti “And” “Or”dan “Between”. Oleh karena kita hanya mencari total televise pada bulan oktober maka kita perlu menunjukkan Tanggal atau Deskripsi. Jangan mencentang kotak “shw” pada klm Tanggal dan Deskripsi. Untuk membuat total penjualan, klik tombol “total” dalam bagian show/hide pada pita query tl design. Klik pada garis ttal di klm kuantitas, kik pada imbl panah-bawah, dan pilih jumlah (sum) dari menu turun-kebawah yang nampak. Dua field sisa dalam garis ttal aka nada sebagai grup by.

QUERY 3

            Query 3 akan menjawab pertanyaan ini :  Siapa nama pelanggan dan dimana alamat pelanggan yang membeli televisi pada bulan oktober?

Query ini memerlukan beberapa field berikut: Tanggal, Deskripsi serta Nama Pelanggan, Jalan , Kota, dan Negara Bagian. Keempat table ini digunakan karena table Penjualan-Persediaan digunakan untuk memindahkan antara table penjulana dan persediaan. Query ini menggunakan criteria yang sama dengan query 2. Data Tanggal dan Deskrripsi tidak perlu ditampilkan, sehingga kotak dalam baris shw tidak dicentang.

QUERY 4

Query 4 menjawab pertanyaan ini : Berapa nomor faktur penjualan, tanggal, dan total faktur untuk penjualan bulan Oktober, yang diatur dalam urutan berdasarkan jumlah total?

Dikarenakan database tidak berisi kolom Total Faktur, maka total faktur dihitung dengan mengalikan unit harga berdasarkan kuantitas untuk setiap penjualan. Contohnya, kita akan menghitung total harga penjualan asta ssetiap barang yang dijual dengan mengalikan field kuantitas dalam tabel Penjualan- Persediaan berdasarkan field Unit Harga pada tabel persediaan.

Query 4 memerlukan tabel Penjualan (Tanggal, Faktur Penjualan#), Tabel Penjualan – Persediaan (kuantitas) dan tabel persediaan (unit harga). Namun, beberapa field tidak akan tampak dalam kolom pada jendela Select Query. Untuk menghitung Total Faktur, ketiklah “Total Faktur: : dalam sel kosong pertama Field, klik kanan dalam sel, dan pilih Build dari menu pop up yang tampak jendela Expresion Builder akan muncul, tempat formula untuk menghitung Total Faktur dimasukkan dengan mengetik “Sum()”. Untuk melengkapi Query 4, klik tombol Total pada pita Query Tools Design. Klik pada panah dibawah baris Total pada kolom Total Faktur, dan pilihlah Expression dari menu pop up.

QUERY 5

Query 5 akan menjawab pertanyaan berikut ini : Berapakah total penjualan berdasarkan tenaga penjual? .Pertanyaaan ini sama dengan Query 4, kecuali jika kita menjumlah faktur berdasarkan tenaga penjual, bukan berdasarkan nomor faktur. Kita juga tidak membatasi query untuk bulan Oktober.

2.4 SISTEM DATABASE DAN MASA DEPAN AKUNTANSI

Sistem database memiliki potensi untuk mengganti pelaporan secara eksternal. Waktu dan usaha yang dapat dipertimbangkan baru- baru ini diinvestasikan dalam mendefinisikan bagaimana perusahaan dapat meringkas dan melaporkan informasi akuntansi ke pengguna eksternal. Di masa depan, perusahaan dapat membuat salinan database keuangan perusahaan yang tersedia untuk pengguna eksternal laporan keuangan tradisional. Pengguna akan bebas untuk menganalisis data mentah kapanpun mereka cocok.

Keuntungan signifikan dari sistem database adalah kemampuan dalam membuat query ad hoc untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan pada pembuatan keputusan. Laporan keuangan tidak lagi hanya tersedia dalam format yang telah ditentukan dan waktu yang ditetapkan. Sebaliknya, bahasa dari database relasional yang kuat dan mudah untuk digunakan dapat menemukan serta mempersiapkan kebutuhan informasi manajemen kapanpun merka menginginkannya.

DBMS relasional juga dapat menampug berbagai pandangan fenomena mendasar yang sama. Contohnya, kabel yang menyimpan informasi mengenai aset dapat termasuk biaya historis sebagaimana biaya penggantian dan nilai pasar. Oleh karena itu, manajer tidak perlu lagi diwajibkan untuk melihat data dalam cara yang ditentukan oleh akuntan. DBMS memiliki potensi untuk meningkatkan penggunaan dan nilai informasi akuntansi. Akuntan harus memahami sistem informasi sehingga dapat membantu dalam mendesain dan menggunakan sistem informasi akuntansi di masa depan.

BAB III

PENUTUP

3.1 Simpulan

Berdasarkan pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa Untuk meningkatkan kekuatan database, penting untuk memahami bagaimana data disimpan dalam sistem komputer. Data yang tidak benar pada database dapat mengarahkan kepada keputusan yang buruk, kebingungan dan pengguna yang marah. Pada sistem yang berorientasi file, pemograman harus tahu lokasi fisik dan layout catatan.

Dalam sistem akuntansi manual, S&S akan mengambil informasi penjualan pada faktur penjualan pracetak yang memberikan tampilan logis dan fisik data yang dikumpulkan. Pengguna dapat memilih tabel yang diperlukan untuk menghasilkan informasi yang diinginkan; jika lebih banyak tabel dibandingkan yang seharusnya dipilih, query mungkin tidak akan berjalan dengan semestinya. Ada lima jenis query yang meliputi : Query 1, Query 2, Query 3, Query 4, dan Query 5. Sistem database memiliki potensi untuk mengganti pelaporan secara eksternal. Waktu dan usaha yang dapat dipertimbangkan baru- baru ini diinvestasikan dalam mendefinisikan bagaimana perusahaan dapat meringkas dan melaporkan informasi akuntansi ke pengguna eksternal.