PENGENDALIAN INTERNAL KAS

A.    PENGENDALIAN INTERNAL KAS

Banyak kasus kecurangan akuntansi yang menyebabkan suatu perusahaan mengalami kebangkrutan. Kecurangan serta kesalahan tersebut dapat dideteksi atau dikoreksi dalam suatu organisasi melalui sistem pengendalian internal yang layak. Pengendalian internal merupakan rencana organisasi dan sistem prosedur yang diimplementasikan oleh manajemen perusahaan dan dewan direksi. Adapun 5 tujuan pengendalian internal, yaitu :

1.      Menjaga asset

Perusahaan harus menjaga asetnya agar tidak hilang dan mengalami kerugian. Perusahaan dagang akan memberlakukan sejumlah pengendalian fisik terhadap barang dagangannya untuk menghindari aksi pencurian.

2.      Mendorong karyawan untuk mengikuti kebijakan perusahaan

Sistem pengendalian yang memadai mampu menyediakan kebijakan yang jelas yang menghasilkan perlakuan yang adil baik bagi pelanggan maupun karyawan.

3.      Mempromosikan efisiensi operasional

Perusahaan tidak boleh inefisiensi sumber daya yang dimiliki dan menyia-nyiakan setiap manfaat yang ada, sehingga pengendalian yang efektif akan mampu menekan biaya dan tentunya meningkatkan laba.

4.      Memastikan catatan akuntansi yang akurat dan andal

Catatan akuntansi yang akurat sangatlah penting dan tanpa pengendalian yang memadai, catatan mungkin tidak dapat diandalkan.

5.      Menaati persyaratan hukum.

Pengendalian internal yang efektif akan mampu memastikan ketaatan terhadap hukum dan membantu menghindari kesulitan hukum.

Komponen Pengendalian Internal

Pengendalian internal dapat dijabarkan dalam lima komponen, yaitu :

1.      Lingkungan pengendalian

Komponen ini dimulai dengan pemilik dan manajer puncak. Mereka berprilaku professional dan memberikan tauladan untuk karyawannya. Pemilik harus menunjukkan pentingnya pengendalian internal agar karyawan dapat melaksanakan pengendalian dengan serius.

2.      Penilaian risiko

Penilaian risiko yang memadai akan menunjukkan letak kesalahan atau kecurangan yang terjadi dan mencarikan solusi untuk menekan kerugian yang ditimbulkan.

3.      Sistem informasi

Pemilik perusahaan memerlukan informasi yang akurat untuk menelusuri asset serta mengukur laba rugi. Setiap sistem dalam perusahaan yang memproses data akuntansi harus mampu menangkap transaksi pada saat terjadinya, mencatat transaksi, mengikhtisarkan transaksi tersebut ke dalam pembukuan (buku besar), dan melaporkan transaksi dalam bentuk saldo akun dalam laporan keuangan.

4.      Prosedur pengendalian

Prosedur pengendalian yang dibentuk dalam lingkungan pengendalian dan sistem informasi adalah sarana dimana perusahaan memperoleh akses kelima tujuan pengendalian internal.

5.      Pemantauan pengendalian

Ibarat sebuah rumah, pemantauan internal merupakan jendela yang menyediakan “mata dan telinga”, sehingga tidak ada satupun orang yang dapat memproses suatu transaksi tanpa diketahui oleh orang lain.

Prosedur Pengendalian Internal

Adapun prosedur pengendalian internal perusahaan, yaitu :

1.      Praktik prekrutan dan pemisahan yang cerdik

Dalam suatu perusahaan yang memiliki penegndalian internal yang baik, tidak ada tugas yang diabaikan, setiap orang dalam mata rantai informasi adalah penting. Mata rantai tersebut dimulai dari tahap perekrutan. Dalam pemrosesan transaksi, manajemen akan memisahkan tiga tugas kunci, yaitu penanganan asset, penyimpanan catatan, dan persetujuan transaksi.

2.      Memonitor perbandingan dan ketaatan

Tidak ada orang atau departemen yang dapat menyelesaikan proses transaksi dari awal hingga akhir tanpa diperiksa silang oleh orang atau departemen lain. Salah satu alat yang paling efektif untuk memonitoring ketaatan terhadap kebijakan manajemen adalah anggaran operasi dan anggaran kas.

3.      Catatan yang memadai

Catatan akuntansi menyediakan rincian tentang transaksi bisnis. Aturan umumnya adalah bahwa semua transaksi harus didukung oleh salinan dokumen maupun catatan elektronik.

4.      Akses yang terbatas

Untuk pemisahan tugas tambahan, kebijakan perusahaan harus membatasi akses ke asset hanya pada satu atau departemen yang memiliki tanggung jawab custodial. Semua catatan manual harus dilindungi oleh kunci dan catatan elektronik dilindungi password, sehingga hanya orang yang berwenang yang memiliki akses ke catatan tertentu.  

5.      Persetujuan yang tepat

Tidak ada transaksi yang boleh diproses tanpa persetujuan umum atau spesifik dari manajemen. Semakin besar nilai transaksi maka semakin spesifik persetujuan yang harus dimilikinya. Untuk transaksi individu yang bersifat kecil, manajemen dapat mendelegasikan persetujuan kepada suatu departemen khusus.

6.      Teknologi informasi

Dewasa ini sistem akuntansi lebih bergantung pada teknologi informasi, baik dalam hal pembuatan catatan, penanganan asset, persetujuan, pemantauan, dan pengamatan asset secara fisik.

Perusahaan harus bijak dalam mempertimbangkan pengendalian internal dari segi biaya dan manfaat yang diperolehnya. Salah satu alat pengendalian internal kas adalah menempatkan kas perusahaan di bank. Penyesuaian catatan bank dan catatan perusahaan sering disebut  dengan istilah “Rekonsiliasi Bank”. Demikian halnya dana kas kecil sebagai alat pengendalian internal kas untuk pengeluaran yang nilai nominalnya relative kecil.